Waar gehakt wordt vallen spaanders. Daarom is het niet meer dan normaal dat je in je werk regelmatig met problemen te maken krijgt. Die problemen zijn er om van te leren. Zie ze daarom als cadeautjes die je helpen om je organisatie te verbeteren.
In de vorige blogs “De noodzaak van een burning platform” en “Iedereen verdient Lean” valt te lezen dat iedereen in de organisatie een expert moet zijn in het implementeren van een verbetering. Er zijn twee typen verbeteringen:
- Een “caused” probleem – dit ontstaat omdat er een afwijking van de standaard is.
- Een “created” probleem – daar krijg je mee te maken als je een nieuwe standaard hebt gezet.
De praktijk laat zien dat het erg lastig is om een probleem op te lossen. Vaak blijkt dat de genomen tegenmaatregel niet de oplossing is omdat de echte oorzaak daarmee niet volledig is weggenomen. Gegarandeerd dat het probleem dan na verloop van tijd weer terugkomt. Het plaatje hiernaast laat dit mooi zien.
Goede probleemomschrijving
Het oplossen van een probleem begint met een goede probleemomschrijving. Dat is de eerste uitdaging. Voor de probleemomschrijving zijn verschillende tools en structuren beschikbaar. Onderstaande praktische benadering leidt in veel voorkomende gevallen tot een perfecte probleemomschrijving die direct de oorzaak blootlegt.
De kern is dat je continu de focus legt op het vinden van feiten.
Check eerst of je wel echt een probleem hebt (5G-methodiek)
Als blijkt dat er onder de juiste omstandigheden geen problemen zijn, dan is er feitelijk geen probleem maar is sprake van een ‘terug naar standaard’-situatie.
WAT zijn de gedetailleerde symptomen van het probleem?
- Wat hoor ik?
- Wat zie ik?
- Wat ruik ik?
WAAR kan het probleem voor het eerst worden gezien?
- Waar precies?
- Waar komt het niet voor?
WANNEER doet het probleem zich voor het eerst voor en wat gebeurde er nog meer in deze periode?
- Heeft het proces ooit probleemvrij gewerkt?
WANNEER doet het probleem zich voor en wat is het patroon?
- In iedere cyclus?
- Heeft het met een bepaalde werkplek te maken?
- Maakt snelheid het probleem erger?
WIE is er bij als het probleem zich voordoet?
- Hebben mensen invloed op het probleem? (Dit is geen schuldvraag maar een behoefte aan training.)
WELKE procesvariabele gedraagt zich niet naar behoren?
- Is het iets wat we kunnen meten?
HOE moet de procesvariabele zich gedragen?
- Wat is de target?
- Wat is de tolerantie?
In de afgelopen jaren heb ik in de praktijk veel voorbeelden gezien die er met deze benadering voor gezorgd hebben dat problemen correct beschreven werden en de oorzaak weggenomen kon worden. Meer dan 50% van de problemen kon zo worden opgelost.
Nieuwsgierig of het echt werkt?
Pas het eens toe en deel je resultaat.
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————–
Jaap van Ham
Lean & Operational Excellence manager Philips, Drachten