Op bezoek gaan bij onze leden is altijd een feestje! Ditmaal was het echter letterlijk feest, want deze Round Table viel samen met het 80-jarig bestaan van VMI-EPE. Met maar liefst 35 deelnemers werden we gastvrij onthaald door een team van negen experts. Natuurlijk zou het geen Round Table zijn als we niet direct na het gebak aan de slag gingen om een verdiepingsslag te maken op de gekozen thema’s.
Deze dag stonden drie thema’s centraal:
1) Waste op bedrijfsniveau
2) De rol van de CTO versus productontwikkeling, engineering en logistiek
3) Safety tools en gedrag
Elk van deze thema’s werd begeleid door meerdere interne experts.
Tijdens de opening van de dag gaf Jan Hendriks (Vice President Global Production) de deelnemers inzicht in de verschillende activiteiten en werkzaamheden waarmee VMI groot is geworden. Ook werden kerncijfers gedeeld over de wereldwijde vestigingen en de uitdagingen waar VMI voor staat. In de productiehallen kregen we live demonstraties te zien van het productieproces van autobanden — producten die wereldwijd worden vervaardigd dankzij de machines van VMI.
De drie thema’s zijn herkenbaar voor alle bedrijven. Uitdagingen op deze gebieden spelen overal, maar de aanpak verschilt vaak aanzienlijk. Het succes hangt mede af van deze aanpak. Hieronder een korte opsomming van de thema’s en hun uitkomsten:
Waste op bedrijfsniveau
Door de VMI aanwezigen is toelichting gegeven hoe de lean organisatie vorm heeft gekregen en hoe lean projecten worden uitgevoerd. Kennis is opgebouwd door opleiding van de medewerkers op yellow, green en black belt nivo. Wanneer waste is geïdentificeerd worden lean projecten gestart en de ervaring is dat de lean projecten duren langer dan gepland en in geval van afdeling overstijgende processen de voortgang deels opgaat aan alignment.
Ervaringen werden gedeeld dat VMI niet het enige bedrijf is met deze uitdagingen. Oplossingen die gebruikt worden zijn aangewezen verbeter specialisten, ondersteuning van de afdelingen op verbeteren, voortgang controle door management en de conclusie is dat voor met de uitvoering van verbeteren gestart wordt dit te adresseren. Aandachtpunten:
• Definieer en communiceer duidelijk wat het probleem en doel is, betrek te belanghebbenden.
• Maak projecten kleiner in plaats van groter of deel grotere projecten op in kleine sub projectentappen.
• Communiceer de voortgang en vier de successen. Visualiseer waar projecten worden uitgevoerd en zorg voor een competitie element om mensen uit te nodigen mee te doen.
CTO versus productontwikkeling, engineering en logistiek
Bij dit thema is gesproken over de verantwoordelijkheden van een CTO systeem, met de nadruk op programmabeheer, bescherming van intellectueel eigendom, stage-gate-processen, prioritering van projecten en klantgericht denken.
VMI werkt met een z.g.n. wasprogramma. Dit is onderverdeeld in 1,2,3 of 4 sterren. Nieuwe producten komen binnen met 1 ster. Naarmate de omzet groeit van dat type product stijgt ook het aantal sterren dat dit type krijgt. Het aantal sterren bepaald welke processen dienen te worden gestandaardiseerd. Zo krijgt modularisatie van dat product niet alleen aandacht, maar ook de logistieke processen er omheen. Te denken valt aan frame contracten met leveranciers, wijze van planning etc. Daarnaast speelt tevens bij VMI dat men productie faciliteiten heeft in Polen en China. Hiervoor gelden strikte regels omtrent key technologie. Nieuwe ontwikkelingen en bouw van key-technologie producten vindt plaats in Ede. Gestandaardiseerde modules gaan naar Polen, terwijl standaard onderdelen in China worden gefabriceerd.
Het systeem hieromheen functioneert goed maar behoeft wel weer een upgrade. Leden van LMN hadden de volgende feedback:
• Veel developemnt engineerings uren gaan nog verloren aan projecten die uiteindelijk stoppen. Per stage gate beter kijken naar business case. Project killing toegestaan. Protocol aanscherpen
• Wees kritisch op stage gate processen. Deze worden niet altijd goed bewaakt zo blijkt.
• Meer focus op prioritering van projecten. Door onduidelijkheid gaat er engineerings tijd verloren
• Meer sequential development.
• Een aantal huidige machines zijn nog niet modulaire ontworpen. Die vragen telkens wel weer capaciteit van ontwikkeling. Terug naar de tekentafel dus?
• Denk als de klant. Afstand klantwens vs development lijkt soms groot.
Safety tools en gedrag
Er zijn minder meldingen van onveilige situaties en bijna-ongevallen dan wat je zou mogen verwachten van een bedrijf met deze omvang. Dat is zowel in de productie als in field service.
Hierdoor missen we aanknopingspunten om ongevallen te voorkomen.
Voordat de ronde is gelopen in productie, is de situatie bij VMI in de fabriek (Epe) en in het veld uitgebreid besproken en hebben de deelnemers de werkwijzen en leerpunten gedeeld vanuit hun eigen organisatie en ervaring. Uit de discussie werd duidelijk, dat VMI het heel goed voor elkaar heeft wat betreft veiligheidsmanagement en training. Ook het oplossen van onveilige situaties gebeurt goed.
Het aandachtspunt ligt bij de veiligheidscultuur en het motiveren van medewerkers om te melden.
Om het aantal meldingen omhoog te krijgen, hebben de deelnemers de volgende tips en adviezen gegeven:
• Vereenvoudig de methoden om veiligheid registraties te melden. Haal overbodig werk weg bij de indiener.
• Gebruik een eenvoudige app in plaats van een alles omvattend formulier. Maak anoniem melden ook mogelijk.
• Is een melding opgelost, is het nog nodig om te melden?
• Vereenvoudig de termen van ongeval en near-miss. Scania gebruikt AU! en OEI classificaties naar de medewerkers; LTIF en TRIR alleen voor managementrapportages.
• Betrek de werkvloer actief bij risico-inventarisatie en verbetermogelijkheden, opvolging van incidenten, in plaats van alles bedenken door QEHS.
• Beloon goed gedrag en behaalde prestaties. Maak gebruik van materiele en immateriële beloningen: pluimen geven, in het zonnetje zetten en financiële beloning (voorbeeld van een bedrag per kwartaal)
• “ Verplicht” elke medewerker om minimaal 1 onveilige situatie te melden, per maand/kwartaal/jaar. Opnemen als persoonlijke doelstelling en KPI in het beoordelingsgesprek.
• Doe regelmatige metingen over hoe veilig men zich voelt en of er ideeën voor verbetering zijn. MTO 1x per 2 jaar is veel te weinig.
• Denk na over een ontwikkeltraject over de safety cultuur, evt met externe hulp.
• De leiding dient altijd het goede voorbeeld te geven.
Zoals gebruikelijk was er na afloop van de workshops een plenaire terugkoppeling, verzorgd door de deelnemers van deze RT. VMI heeft alle punten verzameld en intern verspreid, wat zal bijdragen aan het bepalen van de toekomstige koers.
Tot slot
Wij bedanken VMI hartelijk voor de organisatie en openheid bij deze Round Table, waarbij duidelijk is geworden waar men de afgelopen jaren op Lean gebied aan heeft gewerkt en welke koers men nu wil varen om de toekomstige doelstellingen te gaan behalen. Natuurlijk bedanken we ook de leden van LMN voor hun komst en hun bijdrage aan deze dag. De inspiratie die is opgedaan zal zeker bijdrage om ook in eigen huis de nodige activiteiten bij te sturen of wellicht zelfs op te pakken.
VMI, top dag! Bedankt!